Sistema de gerenciamento de informações e documentos em empreendimentos públicos concessionados: as vantagens da concessionária em herdar o sistema da construtora

 Atualmente é bastante comum que governos façam concessões para que empresas privadas façam a operações de equipamentos públicos, como por exemplo, estradas e aeroportos. Alguns argumentam que seria ótimo se os governos fossem capazes de administrar adequadamente esses bens. Infelizmente no Brasil isso é bastante complicado. Nossos governos são lentos, pouco capacitados para planejar e administrar equipamentos públicos e muito sujeitos à corrupção. Nesta situação o melhor é deixar que as empresas privadas cuidem desse patrimônio público, que é essencial ao desenvolvimento do país. Concessões geram receitas para o governo. Ao mesmo tempo os usuários dos equipamentos públicos recebem um nível de serviço que o poder público é incapaz de oferecer (pelo menos no Brasil).

Diante desse cenário vale a pena a discussão do uso de base de dados relacionais para gerenciamento de informações durante a construção do empreendimento e o uso posterior desse recurso pela concessionária. Não é de hoje que se sabe que uma base de dados relacional com capacidade para armazenar documentos, registros e informações é algo de muito valor para qualquer empresa de construção. Por isso é bastante comum que as empresas de construção usem algum sistema de gerenciamento de informações e documentos para auxilio na administração do contrato celebrado de construção. Eu costumo chamar esses sistemas de bases de dados relacionais. São sistemas que permitem o armazenamento e o relacionamento de informações e documentos. Já ajudei a implantar diversos desses sistemas em diferentes empreendimentos no Brasil.

O ponto chave que o presente artigo busca mostrar é que o aproveitamento dessas bases de dados relacionais, que são usadas pelas construtoras, é útil também para a concessionária que vai operar esse empreendimento.  O modelo proposto está colocado a seguir.

O que se advoga é que a concessionária que contrata uma obra deveria, sempre que possível, buscar entrar em acordo com a construtora contratada para “herdar” a base de dados relacional usada pela construtora durante a construção para a fase de operação do empreendimento. A seguir estão descritas algumas vantagens de uso dessas bases pela concessionária na fase de operação do empreendimento:

Vantagem #1 – Uma base de dados relacional de uma obra é sempre algo valioso na medida em que a mesma pode armazenar todos os desenhos, registros de qualidade, notas fiscais, medições, atas de reunião, cartas, relatórios, diários de obra e outros documentos importantes. Em caso de problemas de garantia ou de fiscalização, as memórias técnicas, contratuais e de todos os registros da obra estarão facilmente disponíveis. A base de dados relacional de um contrato pode facilitar, por exemplo, a descoberta de quem foi o subcontratado que fez determinado serviço, qual o método construtivo usado, quais materiais foram empregados e assim por diante.

Vantagem #2 – A existência de uma base de dados relacional contendo todos os registros documentais de um empreendimento serve para ajudar na definição de projetos futuros. Através desses registros é possível descobrir lições aprendidas que podem ser muito úteis caso a concessionária necessite ampliar o empreendimento que opera ou tenha que construir outro empreendimento similar. Dependendo do acordo feito entre a empresa que fez a construção e a concessionária, é possível ter acesso aos documentos que foram usados para calcular os custos da obra, facilitando, por exemplo, a elaboração de futuros orçamentos.

Vantagem #3 – Todo empreendimento quando pronto e em fase de operação precisa de manutenção. A existência de uma base de dados relacional com todos os documentos e informações é um ativo de altíssimo valor para facilitar a manutenção. Embora os contratos de construção normalmente obriguem o contratado a fazer desenhos “As built” não há nenhuma garantia de que esse tipo de desenho realmente represente a realidade daquilo que foi construído (Até porque é raro a concessionária verificar a qualidade de desenhos “As Built”). A existência de registros detalhadas permite obter informações que podem não estar registradas em desenhos “As built”, como por exemplo, a especificação de um determinado tipo de aço num dado componente. Se a base de dados contiver todos os documentos técnicos envolvidos na construção, como por exemplo, data books, será fácil obter esse tipo de informação.

Vantagem #4 – Uma base de dado relacional permite administrar qualquer tipo de informação, inclusive documentos de engenharia. Quando a construtora faz uso de uma base de dados relacional para administração da documentação de engenharia, é possível implantar workflows de aprovação e manter o acervo de desenhos atualizado e controlado. Quando se iniciar a fase de operação, a concessionária pode ser beneficiada se “herdar” a base de dados relacional da empresa que contratou para fazer o empreendimento. Como o custo de implantação dessa base de dados já está diluído no custo da obra a concessionária não terá que pagar para ter um novo sistema integrado de gestão de documentos de engenharia, item imprescindível na fase de operação. Basta fechar um acordo no inicio da contratação para que a concessionária venha a usar a base da construtora. Se a concessionária não fizer isso, terá que contratar um novo sistema de gestão de documentos de engenharia para a fase operacional. Isso certamente terá um alto custo e será necessário recadastrar todos os documentos de engenharia. Se houver acordo de uso da base de dados relacional da construtora, a concessionária terá, ao final da construção, acesso a um acervo organizado e pronto com todos os desenhos e demais documentos chave para tocar a operação.

Vantagem #5 – Uma construtora necessita administrar os stakeholders do empreendimento que está construindo. A base de dados relacional é o local ideal para armazenar as informações sobre stakeholders. Ao assumir a base de dados da construtora no final da obra, a concessionária terá em mãos um cadastro completo de todos os stakeholders e tudo aquilo que com eles foi negociado. Isso também é um ativo importante para a fase operacional de qualquer empreendimento concessionado.

Conclusão

A empresa contratada para construir um empreendimento precisa ter um sistema de gerenciamento de informações e documentos para poder administrar adequadamente o projeto. Esse é um custo que o contratante terá que assumir de qualquer jeito já que estará embutido no custo da obra. Nesse cenário, negociar a transferência desses sistemas para a concessionária que vai operar o empreendimento faz todo sentido. É mais barato e conveniente. Além disso, dependendo de como for feito o acordo, a concessionária pode emitir uma especificação do que deseja colocar na base de dados relacional de forma a contemplar suas necessidades especificas para a fase operacional. Normalmente isso só é pensando depois que o empreendimento está pronto. Por que então não pensar nisso desde antes de começar a construção?