A burrice nos processos de admininstração contratual em projetos

Praticamente todo projeto de grande porte envolve contratações. E sempre que existe um contrato, existe a possibilidade de disputas. O caminho natural para disputas, quando não se chega a um acordo deveria ser a justiça. Infelizmente  a justiça brasileira simplesmente não funciona adequadamente. É muito lenta e cara.

Nessa hora entram em campo os mecanismos alternativos de disputa contratual:

• Negociação entre as partes (Melhor forma de resolução de disputas)
• Mediação
• Arbitragem

A mediação faz uso de um mediador. É uma maneira mais informal de resolução da disputa. O mediador tenta auxiliar as partes a chegar num acordo. Já na arbitragem, existe um arbitro que profere uma sentença arbitral. Por isso é um processo formal e com menos chance de reversão na justiça comum. Uma decisão arbitral dificilmente será derrubada na justiça comum se o processo arbitral ocorreu sem vícios.

Atualmente todo contrato de projetos de grande porte prevê o uso de cláusulas de arbitragem. Não dá para confiar que disputas envolvendo grandes quantias serão resolvidas na justiça.

O curioso é que mesmo com a inclusão da clausula de arbitragem nos contratos e a escolha de uma boa câmara de arbitragem, as empresas costumam ter prejuízos enormes que poderiam ser evitados.

A razão disso? Muito simples. Falta de registro das fatos e evidências.

Se você tem uma disputa com seu contratante (ou contratado), tal disputa só será resolvida de forma satisfatória se os fatos e as evidências tiverem sido (muito bem) documentadas. Mas isso não é o que ocorre na maioria das empresas.

O registro dos fatos e das evidências é tudo numa disputa. Se você não registrou as causas do desequilibro econômico e financeiro de um contrato, não há como reverter essa situação depois, seja qual for o mecanismo de resolução de disputa. Por isso o registro de informações é essencial.

Minha experiência me diz que as falhas nos processos de registro de fatos e evidências no decorrer do contrato ocorrem devido às questões:

• As pessoas encarregadas de registrar não são preparadas para essa tarefa. É comum em projetos de engenharia que a pessoa que faz o registro do diário de obra seja um elemento que, no máximo, tem letra bonita. Muitas vezes nem escrever direito, sabe.  Em projetos de TI e Telecomunicações essa preocupação de registro as vezes nem mesmo existe.

• O segundo problema é que a equipe de projeto não dispõe de metodologia e ferramentas de software adequadas para registrar os fatos e evidências e relacionar as causas e os efeitos de alterações das condições contratuais originais.

O primeiro problema é fácil de resolver: pessoas com capacidade para a tarefa de registro das informações devem estar disponíveis para ajudar na administração do contrato. Se esses profissionais não existirem, sempre se pode fazer uso de treinamentos. Costumo fazer treinamentos de capacitação desse tipo para meus clientes. O resultado é sempre ser muito bom. O registro das informações passa a ser bem feito, minimizando o risco de problemas.

Já com relação às ferramentas de software a dificuldade é maior. Qualquer uso de recursos de informática deve ser aprovados pelo departamento de TI da empresa. E o pessoal de TI, de um modo geral, não consegue disponibilizar esse tipo de recursos para os membros das equipes de projeto. Como TI é visto como um centro de despesas e não como uma ferramenta estratégica, é comum que esse departamento não tenha verbas para implantar sistemas que ajudem as equipes de projeto.

Além disso os departamentos de TI normalmente carecem de conhecimento sobre como gerenciar informações não estruturadas. O normal é o departamento de TI preocupar-se com os sistemas corporativos, que faz uso de informações altamente estruturadas em bancos de dados.

Informações não estruturadas, contidas em cartas, atas e e-mails são os itens mais importantes para fins de resolução de disputas contratuais. Para lidar com isso é necessário ferramentas especiais de software com capacidade de relacionamento entre registros de informações e documentos. Isso significa ter:

• Um banco de dados com capacidade de multi relacionamentos entre informações (Relacionamento N x N).
• Integração com repositórios de documentos, com capacidade para fazer ” links” entre itens contidos num documento com outro documento ou com registros de bancos de dados. Nem toda a empresas tem esse tipo de ferramenta. No máximo existem ambientes de colaboração e repositórios de documentos fracamente integrados. Isso é claramente insuficiente para a tarefa de lidar com o registro das informações desestruturadas de um contrato. Um categoria especial de software é necessário. São sistemas que apresentam características de CRM (Customer Relationship Management) com repositórios de documentos.

Conclusão

Devido à falta do entendimento da importância do processo de registro de evidências e fatos e da falta de recursos de informática, muitas empresas tomam grandes prejuízos em seus projetos.

Muitas empresas costumam dizer que não podem investir no treinamento e na implantação e manutenção de um sistema decente de informações sobre ocorrência de contratos. Mas essas mesmas empresas não se importam de perder (muito) dinheiro pagando advogados e assumindo prejuízos que não lhes compete. Estranho isso, não é?

Meu velho pai já dizia: o burro quanto mais mostra o lombo, mais apanha.

E a sua empresa como fica? Prefere ficar mostrando o lombo ou vai capacitar seu pessoal e municiá-lo de ferramentas de software para obter bons resultados em seus contratos de projeto?