Relatórios essenciais do PMO para a alta direção da empresa

Temos um PMO em nossa empresa. Quais são os relatórios essenciais que devemos apresentar para a alta direção da empresa?

Trata-se de uma pergunta interessante, cuja resposta não é tão óbvia assim. A alta direção da empresa está, basicamente, interessada nos resultados dos projetos e no andamento de cada um deles. Minha sugestão é a de existem três relatórios essenciais que devem ser apresentados. Aqui vai a descrição de cada um deles:

Relatório 1 – Funil de projetos

O PMO é o órgão da empresa responsável por auxiliar na definição de quais projetos devem ser feitos ou não. Sendo assim ter, ter a figura de um funil que indique a situação dos projetos é algo de grande valor. A figura a seguir mostra um funil hipotético de projetos. Lógico que a ideia não é apenas mostrar o funil. É necessário que, ao apresentar o funil, haja acesso ao banco de dados com informações dos projetos em cada um dos estágios do funil.

Relatório 2 – Situação do portfólio de projetos

Existem dois parâmetros básicos que todo diretor quer saber: como está o andamento do projeto em termos de avanço físico e custo realizado versus orçado. A melhor maneira de mostrar isso é através do uso de técnicas de valor agregado para chegar ao seguinte gráfico:

Os índices de desempenho de custo e cronograma são os seguintes:

IDP  = COTR / COTA  onde:

• IDP = Índice de desempenho de prazo
• COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado
• COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado (ou planejado)

IDC = COTR / CRTR onde:

• IDC = Índice de desempenho de custo
• COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado
• CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado

A figura a seguir mostra o exemplo de um gráfico de situação do portfólio de projetos. Observe que a maior parte dos projetos está em dia e dentro do custo previsto. O projeto 7 é o que está em pior situação (Atrasado e acima do custo). Já o projeto 2 é o que está em melhor situação (Adiantado e abaixo do custo).

Relatório 3 – Resultados obtidos nos projetos

Este certamente é um dos mais importantes relatórios a ser fornecido. Não adianta desenvolver um projeto dentro do prazo especificado, respeitando o orçamento e atendendo aos requisitos de qualidade se o projeto não der resultados.

A maior dificuldade com este relatório é que ele não é tão simples de ser emitido como parece. Normalmente os resultados de um projeto são dados através de dados financeiros, como por exemplo, taxa interna de retorno e período de pay back obtido. Embora esse tipo de informação seja importante, por vezes é necessário ter outras métricas para saber se o projeto foi bem sucedido. E isso vai depender da natureza do projeto. Vamos a alguns exemplos de métricas de sucesso em projetos:

• Aumento do número de atendimentos por unidade de tempo
• Aumento do tempo médio entre falhas em um equipamento
• Aumento da capacidade de produção
• Diminuição de números de acidentes
• Diminuição nas solicitações de suporte técnico

Outro problema é que os resultados nem sempre aparecem logo que o projeto termina. Dependendo da natureza do projeto, a apuração dos resultados pode levar meses ou anos.

A sugestão neste caso é manter uma ficha de cada projeto, num banco de dados. Nesta ficha devem ser armazenados os resultados obtidos de cada um dos projetos, medidos a partir do ponto de maturação dos mesmos. A partir do banco de dados é possível emitir este relatório.

E isso é tudo?

Certamente que não. O ideal é ter um sistema completo de informações gerenciais sobre projetos. Mas estes relatórios são os essenciais. Sem isso fica difícil dizer que existe governança do portfólio de projetos.