Alvaro Camargo, M.Sc., PMP

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Relatórios essenciais do PMO para a alta direção da empresa

Relatórios essenciais do PMO para a alta direção da empresa

Temos um PMO em nossa empresa. Quais são os relatórios essenciais que devemos apresentar para a alta direção da empresa?

Trata-se de uma pergunta interessante, cuja resposta não é tão óbvia assim. A alta direção da empresa está, basicamente, interessada nos resultados dos projetos e no andamento de cada um deles. Minha sugestão é a de existem três relatórios essenciais que devem ser apresentados. Aqui vai a descrição de cada um deles:

Relatório 1 – Funil de projetos

O PMO é o órgão da empresa responsável por auxiliar na definição de quais projetos devem ser feitos ou não. Sendo assim ter, ter a figura de um funil que indique a situação dos projetos é algo de grande valor. A figura a seguir mostra um funil hipotético de projetos. Lógico que a ideia não é apenas mostrar o funil. É necessário que, ao apresentar o funil, haja acesso ao banco de dados com informações dos projetos em cada um dos estágios do funil.

Relatório 2 – Situação do portfólio de projetos

Existem dois parâmetros básicos que todo diretor quer saber: como está o andamento do projeto em termos de avanço físico e custo realizado versus orçado. A melhor maneira de mostrar isso é através do uso de técnicas de valor agregado para chegar ao seguinte gráfico:

Os índices de desempenho de custo e cronograma são os seguintes:

IDP  = COTR / COTA  onde:

  • IDP = Índice de desempenho de prazo
  • COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado
  • COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado (ou planejado)

IDC = COTR / CRTR onde:

  • IDC = Índice de desempenho de custo
  • COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado
  • CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado

A figura a seguir mostra o exemplo de um gráfico de situação do portfólio de projetos. Observe que a maior parte dos projetos está em dia e dentro do custo previsto. O projeto 7 é o que está em pior situação (Atrasado e acima do custo). Já o projeto 2 é o que está em melhor situação (Adiantado e abaixo do custo).

Relatório 3 – Resultados obtidos nos projetos

Este certamente é um dos mais importantes relatórios a ser fornecido. Não adianta desenvolver um projeto dentro do prazo especificado, respeitando o orçamento e atendendo aos requisitos de qualidade se o projeto não der resultados.

A maior dificuldade com este relatório é que ele não é tão simples de ser emitido como parece. Normalmente os resultados de um projeto são dados através de dados financeiros, como por exemplo, taxa interna de retorno e período de pay back obtido. Embora esse tipo de informação seja importante, por vezes é necessário ter outras métricas para saber se o projeto foi bem sucedido. E isso vai depender da natureza do projeto. Vamos a alguns exemplos de métricas de sucesso em projetos:

  • Aumento do número de atendimentos por unidade de tempo
  • Aumento do tempo médio entre falhas em um equipamento
  • Aumento da capacidade de produção
  • Diminuição de números de acidentes
  • Diminuição nas solicitações de suporte técnico

Outro problema é que os resultados nem sempre aparecem logo que o projeto termina. Dependendo da natureza do projeto, a apuração dos resultados pode levar meses ou anos.

A sugestão neste caso é manter uma ficha de cada projeto, num banco de dados. Nesta ficha devem ser armazenados os resultados obtidos de cada um dos projetos, medidos a partir do ponto de maturação dos mesmos. A partir do banco de dados é possível emitir este relatório.

E isso é tudo?

Certamente que não. O ideal é ter um sistema completo de informações gerenciais sobre projetos. Mas estes relatórios são os essenciais. Sem isso fica difícil dizer que existe governança do portfólio de projetos.

PMO – Project Management Office

PMO

PMO – Project Management Office

Quando o assunto é PMO, todo mundo diz que entende desse assunto. Tenho observado que não é bem assim. Embora o conceito de PMO seja simples, saber exatamente o que um PMO faz não é tão óbvio. O texto abaixo define PMO e fornece algumas informações sobre sua importância e funções.

PMO – Definição

O PMO é uma unidade da organização que tem por objetivo:

  • Conduzir ou auxiliar a condução de projetos, programas e portfólios de projeto
  • Planejar ou auxiliar o planejamento de projetos e  programas
  • Controlar ou auxiliar o controle de projetos e programas
  • Fornecer a infra estrutura para o gerenciamento de projetos, programas e portfolio de projetos
  • Desenvolver e implementar metodologias de gestão de projetos, programas e portfolios de projetos.

Principais finalidades do PMO

  • Aumentar a previsibilidade e sucesso dos projetos
  • Melhorar o retorno do investimento feito em projetos.
  • Ordenar o processo de gerenciamento de projetos nas organizações

Qual a importância do PMO?

As únicas vantagens competitivas reais de uma organização  são:

  • Capacidade de rápida adaptação às condições de mercado.
  • Capacidade de inovação constante, sempre à frente da concorrência e construindo o futuro ao invés de reagir aos concorrentes.
  • Capacidade de melhoria no nível de atendimento ou de satisfação do cliente.

Observe que:

  • A capacidade de rápida adaptação às condições de mercado só é possível mediante o desenvolvimento rápido de projetos de adaptação
  • A capacidade de  inovar depende do desenvolvimento adequado de projetos de inovação e de colocação das inovações em produção
  • A capacidade de melhoria do atendimento e satisfação do cliente depende do bom desenvolvimento de  projetos nessa área.

Como se pode ver, tudo depende de projetos. E o PMO é a peça chave nesse processo.

Funções do PMO

Nem todo PMO é igual. Alguns tem mais ou menos funções. Mas um PMO completo provavelmente teria seguintes funções:

  • Desenvolver, manter e aperfeiçoar a metodologia de gerenciamento de projetos.
  • Desenvolver, implantar e aperfeiçoar as ferramentas de gerenciamento de projetos
  • Definir e manter os padrões e métricas de gerenciamento de projetos
  • Gerenciar o conhecimento em gerenciamento de projetos (Knowledge management)
  • Fornecer uma estrutura de governança de projetos e fazer a governança dos projetos.
  • Gerenciar  os processos de melhoria da maturidade em gerenciamento de projetos na organização
  • Implantar e manter uma estrutura organizacional de gerenciamento de projetos
  • Implantar e manter uma estrutura física de gerenciamento de projetos
  • Fazer o gerenciamento de recursos para execução dos projetos
  • Capacitar recursos humanos para gerenciamento de projetos tanto do ponto de vista técnico como do ponto de vista de desenvolvimento de competências gerenciais e de trabalho em equipe.
  • Gerenciar ou participar dos processos de desenvolvimento de carreira dos profissionais de gerenciamento de projetos da organização
  • Desenvolver atividades de “coaching” e “mentoring” de gestores de projetos da organização.
  • Planejamento de projetos
  • Auditoria de projetos •Recuperação de projetos com problemas
  • Gerenciamento de projetos, programas e portfolios de projeto.
  • Apoio no gerenciamento de relacionamento com clientes e stakeholders de projeto
  • Gerenciamento da performance de negócios em projetos
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