Sistemas de classificação de projetos

Uma pergunta bastante comum que sempre recebo é sobre sistemas de classificação de projetos. Qual é o sistema ideal de classificação de projetos. Na realidade a resposta a essa pergunta não é tão óbvia ou simples quanto parece.  Para que essa pergunta possa ser respondida, é necessário entender alguns conceitos e questões. Para simplificar o entendimento dessa questões, optei, no presente post em, responder perguntas que eu mesmo estou criei.

Pergunta 1 – O que é classificar?

Classificar é colocar objetos em categorias diferentes e mutuamente exclusivas entre si dentro de uma estrutura hierárquica imposta por uma ordenação arbitrária da realidade. É um processo de divisão das coisas em grupos.

Pergunta2 – Qual a finalidade da classificação?

Classificação é um processo que visa tornar algo mais gerenciável.

Pergunta 3 – Quais são os sistemas usuais de classificação de projetos?

Existe uma infinidade de sistemas de classificação de projetos.  Abaixo estão colocados alguns sistemas de classificação de projetos:

• Classificação por tamanho
• Classificação por complexidade
• Classificação por familiaridade
• Classificação por ciclo de vida
• Classificação por setor
• Classificação por uso de recursos
• Classificação geográfica
• Classificação por nacionalidade
• Classificação por tipo de contrato
• Classificação por riscos

Pergunta 4 – Para que serve a classificação de projetos?

As empresas usam de sistemas de classificação de projetos para tornar a administração dos projetos mais conveniente. Também existem razões relacionadas com as necessidades do negócio que exigem uma classificação. A seguir estão colocadas algumas das finalidades para uso de um sistema de classificação de projetos.

• Seleção da metodologia de gerenciamento de projeto
• Seleção da organização do projeto
• Seleção de pessoal adequado para executar o projeto
• Seleção dos gestores do projeto
• Seleção dos indicadores de desempenho do projeto
• Seleção de critérios de sucesso do projeto
• Seleção de critérios para adoção de sistemas legais, culturais e filosóficos.
• Seleção de projetos para transferência de tecnologia

Pergunta 5 – Quais são as consequências de uso dos sistemas de classificação?

Como qualquer técnica usada na ciência de administração, a classificação de projetos tem consequências.  A seguir estão colocadas algumas vantagens e desvantagens de uso dos sistemas de classificação de projetos.

Vantagens

• A classificação permite a possibilidade de desenvolvimento de uma linguagem padronizada. E uma linguagem padronizada é a base para estabelecer um corpo de conhecimento a respeito de algo.
• A classificação é um sistema que busca regular o movimento de informações de um contexto para outro. Por isso a classificação permite a melhoria da comunicação entre praticantes de um dado corpo de conhecimento. Com sistemas de classificação é possível fazer com que diferentes pessoas e organizações possam trocar informações de uma maneira mais adequada.

Desvantagens

Sistemas de classificação de projetos costumam gerar metodologias padronizadas de gerenciamento dos projetos. Isso cria perda de autonomia dos gestores de projetos em poder fazer as coisas como bem entendem.

O uso de sistemas de classificação de projetos também pode criar barreiras e silos organizacionais. Projetos estratégicos são gerenciados pela área X e os projetos operacionais são gerenciados pela área Y. Isso pode ser bom por um lado. Mas pode ser ruim por outro dependendo do contexto organizacional.

O uso de sistemas de classificação cria visibilidade ou invisibilidade de projetos. Projetos classificados como estratégicos costuma ter grande visibilidade enquanto que projetos mais operacionais tendem a ser menos visíveis. A classificação incorreta pode fazer com que um projeto chave seja “esquecido”. Um exemplo é o da interface com o uso de ícones e de mouse. A Xerox desenvolveu essa tecnologia. Mas ela não deu a devida atenção para essa tecnologia. A Apple percebeu isso e tornou essa tecnologia acessível em seus produtos. Posteriormente a Microsoft copiou o conceito. Apple e Microsoft faturaram bilhões em cima de uma ideia que foi desenvolvida pela Xerox.

Conclusão

Uma vez que entendido os conceitos e consequências da classificação, torna-se claro que sistemas de classificação servem para atender diversos propósitos e diferentes partes interessadas. Por isso o sistema de gerenciamento da carteira de projetos não pode ser monolítico. Minha orientação é que o sistema de classificação de projetos deve permitir a criação de múltiplos sistemas de classificação para que a carteira de projetos da organização possa ser vista de diferentes maneiras, conforme a demanda do contexto.

Quer saber mais?

Crawford, Lynn; Hobbs, Bryan; Turner, Rodney, Investigation of potential classification systems for projects. Proceedings of PMI Research Conference, 2002. Páginas 181 à 190.