Alvaro Camargo, M.Sc., PMP

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Template de plano de gerenciamento de aquisições de projeto

Uma pergunta muito comum  é sobre o conteúdo do plano de gerenciamento de aquisições do projeto. Abaixo estão colocados alguns itens recomendados pelo PMBOK e por mim que devem constar do plano de gerenciamento de aquisições do projeto.

Plano de gerenciamento de aquisições

  • Descrição sucinta do projeto
  • Premissas relativas às aquisições do projeto
  • Restrições relativas às aquisições do projeto
  • Fluxogramas dos processos de aquisições e suas respectivas aprovações.
  • Tipos de contratos e modalidades contratuais a serem usadas no projeto.
  • Diretrizes de gerenciamento de contratos (Como devem ser feitas as medições, pagamentos, diligenciamento, inspeções, auditorias, sistemática de proposição e controle de alterações de contratos e template dos planos de gerenciamento dos contratos).
  • Instruções sobre uso de mecanismos alternativos de disputas (Mediação e arbitragem).
  • Questões relacionadas com gerenciamento de riscos que devem ser contempladas no plano de gerenciamento de aquisições.
  • Necessidade de uso de estimativas independentes para custos e prazos das aquisições.
  • Definição da autonomia da equipe de projetos com relação à aquisições para o projeto (Equipe de projeto pode fazer compras? Ou é o departamento de compras que vai administrar as compras? Ou será um processo com a participação da equipe de projeto e do departamento de compras?)
  • Diretrizes para gerenciamento de fornecimentos com múltiplos fornecedores.
  • Diretrizes de integração e comunicação de fornecimentos interdependentes.
  • Coordenação de aquisições com outros aspectos do projeto (Cronograma e custos por exemplo)
  • Identificação de requisitos de performance dos itens a serem adquiridos.
  • Identificação da necessidade de aquisição seguros e garantias de perfomance.
  • Instruções aos fornecedores sobre a forma de desenvolvimento de manutenção da estrutura analitica de projeto (O importante aqui é que a codificação do fornecedor seja compatível com a do projeto).
  • Diretrizes de segurança e medicina do trabalho e meio ambiente aplicáveis às contratações.
  • Diretrizes e critérios para avaliação e seleção de fornecedores.
  • Lista de itens a serem adquiridos.
  • Lista de fornecedores qualificados.
  • Métricas para avaliação de fornecedores
  • Sistemática de lições aprendidas.
  • Formulários padronizados de aquisições:
    • Declarações de trabalho
    • Ordem de compra
    • Condições gerais de compras
    • RFI
    • RFP
    • Documentos de aceitação (Termos de recebimento provisório e definitivo)
    • Modelos de contratos
    • Condições gerais de contratação
    • Documentos de medição
    • Documentação de pagamento
    • Modelos de cartas convites para emissão de propostas
    • Modelo do termo de aceitação provisória
    • Modelo do termo de aceitação definitiva

Fluxogramas de aquisições

O fluxograma de aquisições é um dos itens essenciais do plano de gerenciamento de aquisições de um projeto. Abaixo está colocado como exemplo o fluxograma adotado pelo Governo Britânico para atividades de aquisições em projetos (Maiores informações em http://www.ogc.gov.uk/introduction_to_procurement.asp).


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