Uma pergunta muito comum  é sobre o conteúdo do plano de gerenciamento de aquisições do projeto. Abaixo estão colocados alguns itens recomendados pelo PMBOK e por mim que devem constar do plano de gerenciamento de aquisições do projeto.

Plano de gerenciamento de aquisições

• Descrição sucinta do projeto
• Premissas relativas às aquisições do projeto
• Restrições relativas às aquisições do projeto
• Fluxogramas dos processos de aquisições e suas respectivas aprovações.
• Tipos de contratos e modalidades contratuais a serem usadas no projeto.
• Diretrizes de gerenciamento de contratos (Como devem ser feitas as medições, pagamentos, diligenciamento, inspeções, auditorias, sistemática de proposição e controle de alterações de contratos e template dos planos de gerenciamento dos contratos).
• Instruções sobre uso de mecanismos alternativos de disputas (Mediação e arbitragem).
• Questões relacionadas com gerenciamento de riscos que devem ser contempladas no plano de gerenciamento de aquisições.
• Necessidade de uso de estimativas independentes para custos e prazos das aquisições.
• Definição da autonomia da equipe de projetos com relação à aquisições para o projeto (Equipe de projeto pode fazer compras? Ou é o departamento de compras que vai administrar as compras? Ou será um processo com a participação da equipe de projeto e do departamento de compras?)
• Diretrizes para gerenciamento de fornecimentos com múltiplos fornecedores.
• Diretrizes de integração e comunicação de fornecimentos interdependentes.
• Coordenação de aquisições com outros aspectos do projeto (Cronograma e custos por exemplo)
• Identificação de requisitos de performance dos itens a serem adquiridos.
• Identificação da necessidade de aquisição seguros e garantias de perfomance.
• Instruções aos fornecedores sobre a forma de desenvolvimento de manutenção da estrutura analitica de projeto (O importante aqui é que a codificação do fornecedor seja compatível com a do projeto).
• Diretrizes de segurança e medicina do trabalho e meio ambiente aplicáveis às contratações.
• Diretrizes e critérios para avaliação e seleção de fornecedores.
• Lista de itens a serem adquiridos.
• Lista de fornecedores qualificados.
• Métricas para avaliação de fornecedores
• Sistemática de lições aprendidas.
• Formulários padronizados de aquisições:
  • Declarações de trabalho
  • Ordem de compra
  • Condições gerais de compras
  • RFI
  • RFP
  • Documentos de aceitação (Termos de recebimento provisório e definitivo)
  • Modelos de contratos
  • Condições gerais de contratação
  • Documentos de medição
  • Documentação de pagamento
  • Modelos de cartas convites para emissão de propostas
  • Modelo do termo de aceitação provisória
  • Modelo do termo de aceitação definitiva

Fluxogramas de aquisições

O fluxograma de aquisições é um dos itens essenciais do plano de gerenciamento de aquisições de um projeto. Abaixo está colocado como exemplo o fluxograma adotado pelo Governo Britânico para atividades de aquisições em projetos (Maiores informações em http://www.ogc.gov.uk/introduction_to_procurement.asp).