Template de plano de gerenciamento de aquisições de projeto

Uma pergunta muito comum  é sobre o conteúdo do plano de gerenciamento de aquisições do projeto. Abaixo estão colocados alguns itens recomendados pelo PMBOK e por mim que devem constar do plano de gerenciamento de aquisições do projeto.

Plano de gerenciamento de aquisições

  • Descrição sucinta do projeto
  • Premissas relativas às aquisições do projeto
  • Restrições relativas às aquisições do projeto
  • Fluxogramas dos processos de aquisições e suas respectivas aprovações.
  • Tipos de contratos e modalidades contratuais a serem usadas no projeto.
  • Diretrizes de gerenciamento de contratos (Como devem ser feitas as medições, pagamentos, diligenciamento, inspeções, auditorias, sistemática de proposição e controle de alterações de contratos e template dos planos de gerenciamento dos contratos).
  • Instruções sobre uso de mecanismos alternativos de disputas (Mediação e arbitragem).
  • Questões relacionadas com gerenciamento de riscos que devem ser contempladas no plano de gerenciamento de aquisições.
  • Necessidade de uso de estimativas independentes para custos e prazos das aquisições.
  • Definição da autonomia da equipe de projetos com relação à aquisições para o projeto (Equipe de projeto pode fazer compras? Ou é o departamento de compras que vai administrar as compras? Ou será um processo com a participação da equipe de projeto e do departamento de compras?)
  • Diretrizes para gerenciamento de fornecimentos com múltiplos fornecedores.
  • Diretrizes de integração e comunicação de fornecimentos interdependentes.
  • Coordenação de aquisições com outros aspectos do projeto (Cronograma e custos por exemplo)
  • Identificação de requisitos de performance dos itens a serem adquiridos.
  • Identificação da necessidade de aquisição seguros e garantias de perfomance.
  • Instruções aos fornecedores sobre a forma de desenvolvimento de manutenção da estrutura analitica de projeto (O importante aqui é que a codificação do fornecedor seja compatível com a do projeto).
  • Diretrizes de segurança e medicina do trabalho e meio ambiente aplicáveis às contratações.
  • Diretrizes e critérios para avaliação e seleção de fornecedores.
  • Lista de itens a serem adquiridos.
  • Lista de fornecedores qualificados.
  • Métricas para avaliação de fornecedores
  • Sistemática de lições aprendidas.
  • Formulários padronizados de aquisições:
    • Declarações de trabalho
    • Ordem de compra
    • Condições gerais de compras
    • RFI
    • RFP
    • Documentos de aceitação (Termos de recebimento provisório e definitivo)
    • Modelos de contratos
    • Condições gerais de contratação
    • Documentos de medição
    • Documentação de pagamento
    • Modelos de cartas convites para emissão de propostas
    • Modelo do termo de aceitação provisória
    • Modelo do termo de aceitação definitiva

Fluxogramas de aquisições

O fluxograma de aquisições é um dos itens essenciais do plano de gerenciamento de aquisições de um projeto. Abaixo está colocado como exemplo o fluxograma adotado pelo Governo Britânico para atividades de aquisições em projetos (Maiores informações em http://www.ogc.gov.uk/introduction_to_procurement.asp).

Template de plano de gerenciamento da qualidade de projeto

A montagem do plano de gerenciamento da qualidade do projeto sempre é um dos ítens em que alunos de MBA de gerenciamento de projetos tem mais dificuldade. Isso ocorre porque, com exceção daqueles que trabalham na área de qualidade, os profissionais de projeto não se envolvem na elaboração de planos de qualidade.

Existem diversas possibilidades para montagem de um plano de gerenciamento da qualidade. Mas, de um modo geral, o conteúdo abaixo será suficiente para a elaboração de um plano mínimo de gerenciamento da qualidade para a maior parte dos projetos.

1.Visão geral do projeto

Nesta parte do plano deve-se colocar uma descrição sucinta do projeto.

2.Abordagem do gerenciamento da qualidade

Nesta parte do plano é descrita a política da qualidade da organização executora do projeto e a descrição de como essa política da qualidade será implementada.

3.Padrões e métricas da qualidade

Nesta parte do plano são definidos os padrões de qualidade a serem usados e as métricas da qualidade.

4.Ferramentas da qualidade

Nesta parte do plano são descritas as ferramentas da qualidade a serem usadas nas atividades de garantia e controle de qualidade do projeto.

5.Planejamento da qualidade

Nesta parte do plano é definido o planejamento da qualidade, incluindo a parte de garantia e de controle da qualidade

5.1.Garantia da qualidade

Nesta parte do plano é descrita como será feita a garantia da qualidade, incluindo os procedimentos e os papéis e responsabilidades.

5.1.1.Procedimentos de garantia da qualidade

Nesta parte do plano definem-se os procedimentos de garantia da qualidade.

5.1.2.Responsabilidades e papéis na garantia da qualidade

Nesta parte do plano definem-se as responsabilidades e os papéis de cada integrante da equipe envolvido com os procedimentos de garantia da qualidade.

6.Controle de qualidade

Nesta parte do plano é descrita como será feita o controle de qualidade, incluindo os procedimentos e os papéis e responsabilidades.

6.1.1.Procedimentos de controle de qualidade

Nesta parte do plano são descritos os procedimentos de controle de qualidade do projeto.

6.1.2.Responsabilidades e papéis no controle de qualidade

Nesta parte do plano definem-se as responsabilidades e os papéis de cada integrante da equipe envolvido com os procedimentos de garantia da qualidade.