Template de RFP – Request for Proposal

Uma das solicitações mais comuns que recebo quando ministro algum treinamento sobre aquisições está relacionado com a estruturação da RFP. O quê ela deve conter? Quais são os campos? Essas são as perguntas mais comuns. Não é muito díficil imaginar que campos uma RFP deve conter. Abaixo está colocado um modelo composto de três partes: instruções gerais ao fornecedor, contrato e anexos.

O modelo de RFP colocado abaixo é bastante usado para serviços e obras de engenharia, especialmente quando o contratante é governo ou empresa estatal. Mas esse modelo pode ser usado nas aquisições feitas por empresas particulares.

No caso de projetos de Telecomunicações e Tecnologia da Informação, esse modelo também é válido. Mas é evidente que é necessário adaptar a RFP para as necessidades específicas desse tipo de projeto.

Primeira parte – Instruções para gerais ao fornecedor

As instruções gerais ao fornecedor devem conter no mínimo:

• Informações gerais sobre o fornecimento
• Data e local de entrega da proposta
• Especificação da data de divulgação do vencedor da licitação.
• Instruções sobre como o candidato ao fornecimento deve esclarecer duvidas para elaboração da proposta
• Lista de documentos que o fornecedor deverá apresentar junto com a proposta
• Critérios de avaliação do fornecedor

Segunda parte – Contrato

O contrato é a especificação do acordo que será fechado para o fornecimento.  Um contrato é composto de:

• Identificação das partes
• Definição do objeto contratual (O que deverá ser fornecido)
• Cláusulas contratuais gerais (Prazos, condições de fornecimento, local de fornecimento ou de execução dos trabalhos, responsabilidades do contratante, responsabilidades do contratado, etc.)
• Cláusulas comerciais e financeiras (Preço, condições de pagamento, data base, cláusulas de reajuste, garantias, penalidades, incentivos, etc.)
• Condições Gerais (Foro e regras gerais)
• Anexos do contrato

Terceira parte – Anexos

Os anexos complementam a RFP. O anexo mais importante é a Declaração de trabalho (SOW – Statement of Work). A declaração de trabalho deve esclarecer de forma clara, objetiva e completa aquilo que será fornecido. Isso inclui, entre outras coisas:

• Lista de Requerimentos daquilo que será fornecido.
• Especificações de performance (Para produtos).
• Qualificações, conhecimento e experiência requeridas (Para serviços).
• Outros requerimentos.

Modelos de formulários

Também é importante colocar como anexos modelos de formulários a serem usados no processo. Exemplos:

• Modelo com o formato que a proposta deve apresentar.
• Modelo da declaração de trabalho.

Em fornecimentos relacionados com obras e montagens industriais é comum também que os anexos incluam:

• Diretrizes de gestão da qualidade
• Diretrizes de SMS (Segurança e Medicina do Trabalho)
• Diretrizes relacionadas com preservação do meio ambiente
• Diretrizes de medição dos serviços executados
• Diretrizes gerais para instalação de canteiro de obras
• Diretrizes para alterações de escopo
• Diretrizes de segurança patrimonial
• Diretrizes de responsabilidade social
• Diretrizes para procedimento de cálculo de extensão de prazo devido à ocorrência de descargas atmosféricas e chuvas
• Diretrizes de comissionamento e posta-em-marcha (Start up)
• Diretrizes para gerenciamento do projeto (Emissão periódica de relatórios, modelos de relatórios, reuniões de acompanhamento do projeto, etc.).
• Diretrizes para gerenciamento de crises.